काठमाडौं । प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद् कार्यालयले सरकारी कार्यालयहरूमा थन्किएका फाइल व्यवस्थापनलाई प्रभावकारी बनाउन “शून्य बाँकी फाइल सप्ताह” अभियान सञ्चालन गर्ने भएको छ। कार्यालयले “शून्य बाँकी फाइल सप्ताह अभियान सञ्चालन सम्बन्धी मार्गदर्शन, २०८२” जारी गर्दै सबै मन्त्रालय, आयोग, सचिवालय, प्रदेश सरकार तथा स्थानीय तहलाई कार्यान्वयनका लागि निर्देशन दिएको हो।
जारी मार्गदर्शनअनुसार अभियान यही चैत ३० गतेदेखि आगामी वैशाख ७ गतेसम्म सञ्चालन हुनेछ। सरकारी कार्यालयमा दर्ता भएका फाइल, सुरु भएका टिप्पणी तथा अन्य कागजात विभिन्न तह र टेबलमा अनावश्यक रूपमा थन्किने, निर्णय प्रक्रियामा ढिलाइ हुने तथा अधिकार प्रयोग नगरी माथिल्लो तहमा पठाउने प्रवृत्ति अन्त्य गर्ने उद्देश्यले यो अभियान ल्याइएको हो।
सरकारका अनुसार यस अभियानको मुख्य लक्ष्य चालु अवस्थामा रहेका कुनै पनि फाइल लामो समयसम्म अड्किएर नबस्ने सुनिश्चित गर्नु, जिम्मेवारी स्पष्ट बनाउनु र काम हुने वा नहुने विषयमा समयमै निर्णय लिनु हो।
मार्गदर्शनले प्रत्येक कार्यालयलाई दैनिक रूपमा फाइलको विवरण अद्यावधिक गर्नुपर्ने व्यवस्था गरेको छ। जसअनुसार फाइलको दर्ता नम्बर, विषय, दर्ता मिति, हाल रहेको टेबल वा जिम्मेवार कर्मचारी, कति दिनदेखि रहेको छ, प्रगति अवस्था, ढिलाइको कारण तथा अपेक्षित निर्णय मितिसहितको विवरण राख्नुपर्नेछ।
त्यस्तै, तीन दिनभन्दा बढी एकै ठाउँमा अड्किएका फाइलमा तत्काल समीक्षा गर्नुपर्नेछ भने सात दिनभन्दा बढी रोकिएका फाइलमा महाशाखा वा कार्यालय प्रमुखबाट अनिवार्य समीक्षा गरिनेछ। १५ दिनभन्दा बढी ढिलाइ भएका फाइलमा विशेष निगरानी राखिने व्यवस्था गरिएको छ।
मार्गदर्शनले “फाइल ट्रयाकिङ प्रणाली”लाई अभियानको मुख्य आधारका रूपमा लिएको छ। प्रत्येक कार्यालयले कुन फाइल कहाँ, कसको जिम्मामा र कति समयदेखि रहेको छ भन्ने विवरण स्पष्ट रूपमा देखिने गरी अद्यावधिक गर्नुपर्नेछ।
अभियान प्रभावकारी रूपमा सञ्चालन गर्न प्रत्येक कार्यालयमा समन्वय समिति गठन गरिनेछ, जसमा कार्यालय प्रमुख संयोजक रहनेछन् भने महाशाखा प्रमुख, प्रशासन प्रमुख, योजना अनुगमन शाखा प्रमुख सदस्य रहनेछन्।
अभियान अवधिभर प्रत्येक कार्यालयले दैनिक प्रगति विवरण तयार पार्नुपर्नेछ। जसमा सुरुको पेन्डिङ फाइल संख्या, नयाँ आएका फाइल, टुंगिएका फाइल, बाँकी फाइल, १५ दिनभन्दा पुराना फाइल तथा समस्या र सुधारका सुझाव समेट्नुपर्नेछ।
सरकारले अभियान सफलतापूर्वक कार्यान्वयन गर्ने कर्मचारीलाई प्रशंसा, प्रमाणपत्र वा अन्य प्रोत्साहन दिन सकिने जनाएको छ भने जानाजान फाइल थन्क्याउने वा ढिलाइ गर्ने कर्मचारीमाथि प्रचलित कानुनअनुसार कारबाही गरिने चेतावनी समेत दिएको छ।
सरकारको विश्वास छ कि यस अभियानले पेन्डिङ फाइल संख्या घटाउने, निर्णय प्रक्रियामा गति ल्याउने, पारदर्शिता तथा उत्तरदायित्व बढाउने र समग्र सेवा प्रवाहमा सुधार ल्याउनेछ।